گاهی فایل‌های ضبط‌شده به فارسی یا دری، مانند پیام صوتی، تماس تلفنی یا ویدیو، به‌عنوان مدرک لازم می‌شوند. در این صورت، متن پیاده‌شده و ترجمه باید تا جایی که فایل اجازه می‌دهد، دقیقاً همان چیزی را نشان دهند که گفته شده است. الزامات دقیق به دادگاه، دیوان یا وکیل بستگی دارد، پس ابتدا با آن‌ها هماهنگ کنید.
کلمه‌به‌کلمه، نه ویرایش‌شده
در متن کلمه‌به‌کلمه، مکث‌ها و تردیدها، شروع‌های نیمه‌کاره، تکرارها و جمله‌های ناتمام حفظ می‌شوند، چون وقتی گفته‌ها با دقت بررسی می‌شوند، همین جزئیات ممکن است اهمیت پیدا کنند. دستور زبان را اصلاح نمی‌کنم و گفته‌های افراد را صیقل نمی‌دهم.
آنچه معمولاً در متن نهایی می‌آید
- برچسب زمانی، تا هر بخش به‌سرعت در فایل پیدا شود
- برچسب گوینده، مانند گوینده ۱ و گوینده ۲، یا نام افراد در صورتی که آن‌ها را تأیید کنید
- نشانه‌های روشن مانند [نامفهوم ۰۰:۱۲:۳۴] یا [صحبت هم‌زمان]، به‌جای حدس و گمان
- ترجمه انگلیسی، که اغلب در کنار متن اصلی و در ستونی جداگانه می‌آید تا هر سطر را بتوان مقایسه کرد
آماده‌کردن فایل ضبط‌شده
- فایل اصلی را دست‌نخورده نگه دارید و یک نسخه از آن را برایم بفرستید، نه تنها نسخه‌ای را که دارید.
- باکیفیت‌ترین نسخه‌ای را که دارید بفرستید. کیفیت ضبط تأثیر زیادی بر دقت کار دارد.
- اگر به کل فایل نیاز نیست، بگویید کدام بخش‌ها لازم است.
- از وکیل، دادگاه یا دیوان بپرسید که آیا قالب خاصی یا ترجمه رسمی لازم دارند.